○島田委員 2点伺います。
神奈川県の行政文書管理に使われていたHDD（ハードディスク）が転売されて、大量の個人情報が流出したことが判明しておりますが、20TB、900万通のメールに匹敵する大量の情報ということで、個人名や住所記載の自動車税記録、法人の税務調査後の通知、県職員の名簿、業務記録などの大量の個人情報、納税関係の情報が漏洩したということで、世界でもまれに見る大規模な流出事案で、社会にも衝撃を与えております。
しかも、HDDの処分を請け負った株式会社ブロードリンクが、企業パソコン買取ナンバーワンを誇って全国に支社を置き、パソコン処理ではトップクラス。郵便局に証券会社、保険会社、防衛省、最高裁などと取引があるということも言われておりますが、ブロードリンクや富士通の信用失墜とあわせて、行政への信頼も失いかねない問題として大変重要な課題として、本府も現状に対して、いろいろと対策を講じなきゃいけないと思うんです。
昨日、ニュースを聞いておりましたら、NHKの調査で、関西圏では大阪府・大阪市・神戸市などの4つの自治体で神奈川県と同様の処理方法になっているというようなことを言っておりました。奈良県ではHDDを庁外に持ち出さず、県庁内で職員立ち会いのもとにデータ消去がなされていると。とはいえ、専門性が高くて一般職員では確認できない。これは業者を信頼するしかないと県職員が答弁をされておりました。
また、KBS京都のニュースでは、府と府内26市町村の聞き取り調査で、ほとんどが庁内で破壊するか、職員立ち会いのもとで消去している、HDDを業者が持ち帰り処分してもらった後に証明書を提出して確認をしている自治体もあったなどと報道がありました。このあたり、本府としてもいち早く市町村との共通データ等もお持ちでありますし、京都府の現状、そして市町村の現状はどのようなことか、今回の事件を踏まえてどのような調査を行っているのか、お聞かせをいただきたいと思います。
○原田政策企画部情報政策統括監 現在、私どもが取り扱っておりますシステムにつきましては、個人情報を有するもの、特定個人情報を含めましてそうした重要情報を持っておられますものにつきましては、物理的な破壊を行ってございます。ただ、そういったシステムばかりでもございませんので、そのシステムが保存しておりますデータの内容によりまして、消去ソフトで対応を実施しているところでございます。
京都府と府内市町村とが一緒に、施設予約のシステムとか、さまざまなものを運用してございますけれども、こちらの方は個人情報がございますので、物理的破壊ということで今までから取り扱っているところでございます。
この件を受けまして、今、関係の契約ですとかを洗っておりまして、現在、消去の確認について行っているところでございます。
○島田委員 平成20年度の包括外部監査報告書の中の本府の方針では、
「記録媒体管理については、不要となった場合は、データを復元できないように消去を行った上で廃棄すること。また消去を行った日時、処理業者及び処理内容を記録すること」
とされております。今、重要な個人情報は物理的破壊とかいろいろおっしゃいましたが、そうしますと、情報ごとに処理方法が違うわけですね。今、確認中ということですが、先ほど言ったこの処理方針の内容で、もう少しどういうことになっているのか。大体8システム全部が外部業者に委託をされていますよね。その関係で、そういう記録がきちっとあるということになるわけですが、このあたりの整理はどうなっているのでしょうか。
○原田政策企画部情報政策統括監 現時点で、物理的破壊を確認できているものについては、そういうものをその当時に確認してございます。確認できていないものにつきましても、事業者からは消去については行ったという報告は聞いてございます。ただ、証明書が一部届いていないところがございますので、現在、証明書の取得等について調整を行っているところでございます。
○島田委員 それぞれの業者との委託の契約書には、どのように明記されているのでしょうか。また、データの物理的破壊は府庁内で行っているのか、立ち会いはしているのか、この点、お聞かせください。
○原田政策企画部情報政策統括監 物理的破壊につきましては、重要な個人情報を持っているものについては庁内で行っているのを基本としてございます。ただ、それ以外のものにつきましては、業者に委託して、業者の持ち帰りで破壊しているものもございます。その場合は、現在、証明書の添付を義務づけているところでございます。
契約につきまして、今まで信頼関係に基づいて行っているところもございますので、今後につきましては、契約書で明確に規定いたしまして、職員の立ち会い、物理的破壊等の規定を明記させていただきたいと考えてございます。
○島田委員 信頼に基づいて性善説でお仕事をやっていらっしゃるのですが、やはりこれだけの重要な個人情報があるHDDの場合は、物理的にあるいは電磁的に破壊するところまで見届けるという確認と、今、答弁があったように一部はまだ証明書も出ていないということがあるということは、大変問題だと思います。
総務省からも通知が来ているかと思いますが、今後の対応策としては、具体的にどのように強化をしていこうとされていますか。
○原田政策企画部情報政策統括監 早速、庁内のほうに注意喚起を行いますとともに、緊急の取り扱いについて通知を行ってございます。また、近日中に、基本的に個人情報と重要情報を持っているものにつきましては、物理的もしくは電磁的な破壊、それを職員が立ち会うこと。また、職員が立ち会っても、前後の写真等も添付してしっかりと報告書を出すようにということを柱としまして、また契約につきましても、先ほど申しましたような事項につきましてしっかりと明記した形で今後しっかりと契約を結び直す、また今後は結んでいくという形で実施したいと考えてございます。
○島田委員 これまでもさまざまに指針、ガイドライン等を設けたりしていらっしゃったと思うのですが、こういうことがあるということで引き続き、実態もしっかり踏まえながら、改善に対する実効性をどう担保するかというのも、とても大きな課題となっていると思いますので、御努力をいただきたいと思います。
2点目です。「桜を見る会」の疑惑の究明がなされないまま、国会が閉じてしまいました。これは「首相枠60」という番号がされて私物化等が指摘されて、いろいろありますが、ちなみに、「桜を見る会」の自治体枠なんかを要請されて提出したりするということはあるのでしょうか。京都府としてもいろいろ頑張っていらっしゃる方を表彰したりいろいろされています関係で、この辺の仕組みはどうなっているのか、教えていただきたいと思います。
○能勢委員長 島田委員、もう一度、質問の内容を。僕もちょっと理解できなかったので。
○島田委員 各界で功績・功労がある方をお招きして、御苦労を慰労するとともに親しく懇談するというのが内閣の公式行事として開催されている「桜を見る会」ですので、いろいろな省庁の枠が出ました。人数も。それで、自治体関係者でも多分、功績・功労がある方を推薦したりというのがあるのかなと思いまして、これは余り情報もないのでこの際、お聞きしておきたいと思っておりまして。それがなくて、国からダイレクトに来ているだけであれば、それはそれでいいんです。一切関知していないということであればそれでいいのですが。
○岡本知事室長 府内のどなたに案内があるのかというところで、うちが関与することがないので、お答えしようがございませんので、申しわけございません。
○島田委員 わかりました。それならそれで結構でございます。いずれにいたしましても、公的行事の私物化とか公職選挙法並びに政治資金規制法に違反する疑いも濃厚になっておりますので、徹底究明が必要だなと。行政の信頼も損ねる問題ですので、国政にかかわる問題でありますが、少し意見を述べておきたいと思っております。
それで、公文書の管理等の問題で、この種の行事があるのかどうかはわかりませんが、功績・功労があった方を表彰したりするというそういう文書というのは永久保存になっているというふうにこの分類で見たのですが、そのほかの1年とか5年とかいろいろあるのですが、そういう公文書管理については、今回のようなことも踏まえて何か見直しとか検討とかされる予定はありますか。
○岡本知事室長 先ほどの流れで私が答弁させていただきますけれども、京都府が功労者の方を表彰するというような場合、各部において規定に基づいてやっておられるんだろうと思っております。ちなみに、私どもでやっているものはございませんで、お答えしかねるということでございます。
○島田委員 わかりました。